Individuální řešení fakturace pro e-shop inkashop.cz

E-shop inkashop.cz potřeboval řešit specifický fakturační proces, který běžné nastavení Shoptetu neumělo obsloužit.

Klient prodával zboží z více skladů a potřeboval fakturovat za dvě odlišné firmy podle toho, ze kterého skladu bylo prodané zboží expedováno. Situace byla složitější i tím, že jedna objednávka mohla obsahovat produkty z více skladů.

Shoptet toto v běžném nastavení nativně neumožňuje. Zároveň klient nevyužíval Shoptet Premium, takže nebylo možné stavět řešení na API. Bylo proto potřeba najít jinou cestu, jak fakturaci automatizovat a přitom spolehlivě pracovat s daty o produktech, objednávkách a skladech.

Navrhli jsme samostatnou aplikaci, která dokáže pracovat s daty dostupnými ze Shoptetu přes XML feedy.

Aplikace si pravidelně načítá informace o produktech, objednávkách a skladech. Na základě těchto dat pozná, z jakého skladu bylo dané zboží objednáno, a podle toho rozhodne, jak má být vystavena faktura.

Pokud objednávka obsahuje produkty z více skladů, aplikace s tím dokáže pracovat také. Umí objednávku správně rozdělit podle skladů a připravit fakturační výstupy podle nastavených pravidel.

Součástí řešení je také automatická tvorba PDF faktur, jejich rozesílání zákazníkům e-mailem a příprava exportů pro další účetní zpracování.

AI pomáhala hlavně při rychlém návrhu a vývoji aplikace.

Místo klasického dlouhého vývoje jsme využili rychlé prototypování s podporou AI. Díky tomu bylo možné rychleji navrhovat logiku aplikace, testovat jednotlivé scénáře a postupně ladit řešení podle reálných potřeb e-shopu.

AI zde nepůsobila jako jednoduchý generátor textu. Pomáhala urychlit vývoj interní aplikace, která musela správně pracovat s daty, obchodní logikou, fakturačními pravidly a exporty pro účetní systém.

Vznikla aplikace, která umí poznat, ze kterého skladu byl daný produkt objednán, a podle toho automaticky vystavit správnou fakturu.

Řešení funguje i v případě, kdy jedna objednávka obsahuje produkty z více skladů. Aplikace dokáže situaci správně vyhodnotit, připravit odpovídající fakturační výstupy a odeslat zákazníkovi PDF faktury e-mailem.

Současně připravuje exporty do Pohody a ISDOC formát faktury, takže data mohou pokračovat dál do účetního procesu.

Výsledkem je výrazné zjednodušení fakturace, méně ruční práce a menší riziko chyb v procesu, který by jinak bylo obtížné řešit běžným nastavením e-shopu.

Podobné řešení dává smysl hlavně pro e-shopy na Shoptetu, které potřebují řešit specifickou provozní nebo účetní logiku, ale nemají k dispozici Shoptet Premium a nemohou využít API. Hodí se například pro e-shopy, které:

• prodávají z více skladů,
• potřebují fakturovat za více subjektů,
• mají specifická pravidla pro fakturaci,
• potřebují automaticky generovat PDF faktury,
• chtějí posílat faktury zákazníkům bez ruční práce,
• potřebují exporty do Pohody nebo jiného účetního systému,
• narazily na limit běžného nastavení Shoptetu.

Řešení je vhodné tam, kde standardní funkce e-shopu nestačí, ale zároveň není nutné hned přecházet na dražší nebo složitější technické řešení.

Stejný princip lze využít i pro další provozní situace v e-shopu, kde je potřeba pracovat s daty mimo běžné možnosti administrace. Například:

• automatické rozdělování objednávek podle dodavatelů,
• přípravu specifických exportů pro účetní systémy,
• kontrolu skladových pravidel,
• tvorbu interních reportů,
• automatické zasílání různých typů dokumentů zákazníkům,
• propojení dat ze Shoptetu s dalšími systémy bez plnohodnotného API.

Hodnota podobného řešení není jen v automatizaci jedné úlohy. Je v tom, že dokáže překlenout limit běžného e-shopového systému a přizpůsobit proces tomu, jak firma skutečně funguje.